🏥 CRM – PraxisIT

Field-Service-CRM für IT-Dienstleister im Gesundheitswesen – basierend auf EspoCRM, mit integriertem, rechtskonformem Opt-In für ergänzende Services.

📥 Digital Opt-In Blueprint (PDF) herunterladen

📌 MVP – Produktabgrenzung (Phase 1)

In Scope (das bauen wir)	Out of Scope (das ignorieren wir)
Mobile Einsatz-App mit Kunden- & Auftragslogik	Vollwertiges Desktop-CRM
Kunden suchen, anlegen & öffnen	Angebots- und Rechnungswesen
Auftrag aus Kunde erstellen & dokumentieren (Fotos, Notizen)	SLA-Automatisierung & komplexe Dashboards
Historie anzeigen (letzte Einsätze, offene Aufträge)	Wiedervorlagen & Kalender-Sync

⚙️ Technischer Stack

• Application: EspoCRM (Open Source)
• Datenbank: MariaDB 11.x LTS
• Web/Proxy: Caddy (automatische Let's Encrypt SSL-Zertifikate)
• Container: Docker CE + Compose
• OS: Debian 13 'Trixie' (VPS: 4 vCPU, 8 GB RAM)

Wartungsfreundliche, isolierte Container-Architektur. Caddy eliminiert manuelles SSL-Management komplett.

📦 Lizenzmodell & Compliance

Szenario	Lizenz	Kosten & Status
Internes CRM für eigenes Team (15+ Nutzer)	AGPLv3	✅ Kostenlos (erlaubt)
Interne Custom-Anpassungen (Entities/Layouts)	AGPLv3	✅ Kostenlos (erlaubt)
Datenbank Backend	GPLv2 (MariaDB)	✅ Kostenlos (erlaubt)
Als SaaS an Dritte verkaufen	Commercial	⚠️ Kommerzielle Lizenz nötig

Fazit: Für unseren IT-Servicebetrieb auf eigenem VPS ist der Stack vollständig kostenlos und rechtlich unbedenklich.

🧩 Erweiterungs-Architektur

Alle Dateien ausschließlich unter /custom/Espo/Modules/PraxisIT/. Modular, update-sicher, installierbar als ZIP.

Debugging-Workflow:

1. Keine Blind-Fixes via ZIP.
2. Entitäten zuerst manuell im UI (Entity Manager) anlegen.
3. Zwingend Administration → Rebuild ausführen (Cache & DB-Update).
4. Erst wenn UI fehlerfrei (kein 404), sauberes ZIP-Package bauen.

🛡️ Digitales Opt-In – rechtssichere Umsatzsteigerung

Aus den Dateien herleitung-bedenken.md und opt-in-muster.md sowie dem Digital_Opt-In_Blueprint_v1.0.pdf wurde ein vollständiges Konzept für ein DSGVO-konformes Double-Opt-In entwickelt.

✔️ Kernprinzip: Entkopplung der Einwilligungen

• Kein Zwang: Der Kunde kann die Abnahme durchführen, ohne jegliche Haken zu setzen.
• Zwei getrennte Pfade:
  • Feedback-Schleife: Nachfrage zur Hardware-Inbetriebnahme.
  • Service-Angebot: Explizite Erlaubnis für Fremdsoftware-Einrichtung, CRM-Integration oder Cloud-Anbindung.
• Beide Einwilligungen sind zu 100% freiwillig, isoliert widerrufbar und direkt mit unserem Ticketsystem verdrahtet.

📱 App-Oberfläche (Blueprint)

Checkbox 1 – Qualitätssicherung:
[ ] Ich bin einverstanden, dass meine Kontaktdaten für die Qualitätssicherung verarbeitet werden.
Freiwillig • Jederzeit widerrufbar • Siehe Datenschutzerklärung

Checkbox 2 – Ergänzende Dienstleistungen:
[ ] Ich möchte Informationen zu zusätzlichen Dienstleistungen erhalten, die der Auftraggeber nicht anbietet (z.B. Einrichtung in Fremdsoftware).
Freiwillig • Jederzeit widerrufbar • Siehe Datenschutzerklärung

✉️ Double-Opt-In-E-Mail (automatisiert)

Betreff: Bitte bestätigen Sie Ihre Einwilligung – nur 1 Klick

Sehr geehrte/r [Vorname],

Sie haben angegeben, dass Sie Infos zu ergänzenden Dienstleistungen erhalten möchten.
Bitte bestätigen Sie mit einem Klick:
[Bestätigungs-Link – gültig 48h]

Ihre Einwilligung ist freiwillig und kann jederzeit widerrufen werden.
Weitere Infos & Ihre Rechte: [Link zur Datenschutzerklärung]

📄 AVV-Ergänzungstext (für Auftragsverarbeitungsvertrag)

§ Ergänzende Dienstleistungen & Opt-In
Der Auftragsverarbeiter darf Kunden des Verantwortlichen nach ausdrücklicher, dokumentierter Einwilligung (Double-Opt-In) ergänzende Dienstleistungen anbieten, die nicht Gegenstand des Hauptvertrags sind (z.B. Fremdsoftware-Integration). Der Verantwortliche wird über jeden Opt-In informiert. Alle Verarbeitungen erfolgen ausschließlich im Auftrag und unter Einhaltung der TOM gemäß Anhang 1.

🏠 Vor-Ort-Fall (Tablet-Prozess)

1. Kunde fragt vor Ort: „Können Sie die Hardware auch in unserer Fremdsoftware einrichten?“
2. Techniker zeigt die beiden Checkboxes auf dem Tablet.
3. Kunde kreuzt an → Service wird sofort erbracht.
4. Ticketsystem versendet automatisch die Double-Opt-In-Mail.
5. Im Ticket notieren: „Kunde hat vor Ort Opt-In erteilt + DOI-Mail versendet am …“.

🛣️ Roadmap

• Phase 1 (MVP – aktueller Fokus): Basis-Kundenakte, Tickets, Hardware-Verknüpfung, Double-Opt-In, Historie.
• Phase 2 (Prozess-Erweiterung): Terminplanung/Kalender, Checklisten, digitale Unterschrift, PDF-Einsatzberichte.
• Phase 3 (Business & Automation): Wartungsverträge (SLA), Angebote, Abrechnungs-Export, erweiterte Dashboards.

📈 Nächste Schritte

1. MVP-Felder im Entity Manager final fixieren.
2. UX-Wireframes für Mobile-App erstellen.
3. Pilotphase mit 5–10 Technikern starten.
4. Feedback auswerten & V2 iterieren.

Systemarchitektur bereit für die Entwicklung.